行政管理/ 行政管理作業規範
一、基本資料之建立:
- 本大樓業主及使用戶資料之登錄。
- 本大樓管理中心所有管理人員基本資料之登錄。
- 各使用戶遷出、遷入之登錄。
- 停車場所有車位使用狀況之登錄。
- 各項設備保固或協力廠商之聯絡人及電話。
- 附近之警局、消防等單位電話。
二、財務管理:
- 管理基金之保管並存銀行
- 每月印製管理費用分攤明細,送請管理委員會核定後,送 交各使用戶繳交。
- 記錄每日會計帳目,保管各種單據、憑證、傳票等。
- 預算計劃、結算報告及各種財務報表之提出與公告。
三、管理事務相關法令規章宣導:
- 區分所有權人大會或管理委員會決議事項宣導執行。
- 管理事務相關法令規章宣導執行。
- 各公共行政管理事務之公告。
四、使用戶服務:
- 使用戶抱怨及時處理、拜訪及溝通。
- 協助管理費之收取、入帳統計與逾期催繳
五、會議事務:
- 定期及臨時會議之通知及重要議程排定。
- 會場佈置。
- 會議記錄。
- 記錄之公告、發佈。
六、公共物件管理:
- 各系統維修呈報。
- 公共景觀設備換修呈報。
- 各項物品之申請及採購。
- 公共設備、器材、財產之保管、維護及列冊建檔管理。
- 聯繫協調大樓內外公共管理服務事宜。
七、回報:
- 各派駐人員之調動日之登記及回報。
- 每日工作改善方案提報及追蹤處理。
- 重大事項之回報。
- 交辦事項處理情形回報。